CODE DE CONDUITE DE LA BOISERIE S.A. CONCERNANT

SA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE & CHARTE DE CONFIDENTIALITE

Introduction

La protection de la vie privée est d’une importance primordiale. C’est pourquoi, il est essentiel de respecter méticuleusement la législation européenne (entre autres le Règlement Général sur la Protection des Données ou « RGPD ») et nationale (la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel mais aussi la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques) ainsi que d’en informer au maximum nos clients et les débiteurs. La Boiserie S.A. et ses membres s’engagent à gérer et utiliser les données personnelles de manière sécurisée, légale et en tant que bon père de famille afin de traiter les dossiers dans les meilleures conditions.

L’information ci-dessous explique quelles données sont collectées, pourquoi elles sont collectées, la durée du processus et dans quelles mesures les personnes concernées pourront les contrôler.

1. DÉFINITION DE « TRAITEMENT DE DONNÉES »

Le RGPD définit le « traitement » et les « données à caractère personnel » comme :

« Traitement’: toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’Interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction;

« Données à caractère Personnel’ : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, un numéro de téléphone ou de GSM, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Comme la loi le stipule, nous ne traitons pas de données sensibles, c’est-à-dire celles qui concernent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les préférences sexuelles et la santé (voir aussi ci-après point 3).

Le responsable du traitement des données est La Boiserie S.A., Route de Mons 503 à 7131 à Waudrez. 

2. SUJETS PROTÉGÉS PAR LE PRÉSENT CODE

Ce code de conduite est d’application pour toute personne physique dont La Boiserie S.A. est  amenée à traiter les données.

Il s’agit prioritairement des prospects et des clients, mais aussi toute autre personne s’adressant à nous pour un devis, une offre ou un conseil. Elle concerne donc tout autant les consommateurs que des commerçants, à condition que ce soient des personnes physiques.

Ce code de conduite s’applique également lors de visites dans nos bureaux, de visites sur nos sites web ou encore lors de l’utilisation de nos éventuelles applications mobiles.

La Boiserie et tous leurs collaborateur, respectent leurs obligations ainsi que les droits des personnes concernées chaque fois que leurs données seront traitées par nos services.

3. COLLECTE DES DONNEES

Quel type de données collectons-nous ?

La Boiserie S.A.. ne collecte que des données de la Catégorie non particulière de données à caractère personnel.

Nous recueillons vos coordonnées telles que votre adresse postale, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, de GSM, de fax,…

Nous sauvegardons également les données obtenues par l’intermédiaire de tiers ou par le biais de contrats, formulaires de contact, enquêtes, concours, promotions, actions commerciales, données de paiement, commandes, d’achats pour autant que vous les ayez communiquées. Nous pouvons en outre collecter des données vous concernant lorsque vous utilisez nos sites web, réseaux sociaux, lorsque vous nous répondez par e-mail, via les cookies, les données de navigation et d’autres technologies. En ce qui concerne les clients professionnels, fournisseurs ou entreprises avec lesquels nous pouvons nouer/nouons un lien de collaboration, nous collectons, en plus des données mentionnées ci-dessus, les données d’entreprise comme le numéro de TVA ou numéro d’entreprise, les coordonnées des personnes de contact de l’entité juridique (nom, fonction, numéro de téléphone…) ainsi que les données des associés et/ou partenaires de l’entreprise.

Une liste exhaustive des données qui vous concerne peut vous être remise sur simple demande.

Lors de votre visite en nos locaux, vous êtes filmé par nos caméras de surveillance situées dans et aux abords de nos bâtiments.

Les images sont enregistrées uniquement dans le but de préserver la sécurité des biens et des personnes ainsi qui de prévenir les abus, fraudes et autres infractions dont nos clients et nous-même pourrions être victimes (leur présence est signalée par des autocollants).

 

4. FINALITÉ DU TRAITEMENT DE DONNÉES

Pourquoi collectons nous vos données ?

La Boiserie S.A. ne traitent des données à caractère personnel que si elles sont nécessaires à des finalités déterminées. 

Plus, concrètement :

• A l’exécution d’un contrat qui nous lie et/ou d’une demande de service de la part de nos clients et/ou fournisseurs, d’un conseil, d’un devis d’une offre ou d’une facturation. 
• A des fins commerciales, marketing et promotionnelles.
• Pour satisfaire aux dispositions légale, fiscale et comptables (au sens large) auxquelles nous sommes assujettis.
• Lorsque La Boiserie S.A. a un intérêt légitime, toujours dans des mesures raisonnables et proportionnelles. 

5. LA SÉCURISATION DES DONNÉES

1. La Boiserie S.A. applique des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visant à protéger les données personnelles que nous gérons contre toute manipulation, perte, destruction ou utilisation par des personnes non autorisées. Nos mesures de sécurité font l’objet d’améliorations permanentes et tiennent compte de l’évolution technologique.
2. La Boiserie S.A. fait  appel à des ressources internes et/ ou externes spécialisées qui garantissent la sécurité des réseaux, Infrastructures et systèmes d’information utilisés. En outre, nous utilisons des mesures techniques afin de protéger les données en cause, comme par exemple : protection par mot de passe, pare-feu, antivirus, détection des intrusions et des anomalies et contrôles d’accès pour nos collaborateurs.
3. Dans le cas où 11 devrait y avoir un sous-traitant (p.e. les indépendants faisant les visites au domicile, un service IT externe, . . . ) , celui-ci conclura un contrat de traitement de données avec le responsable du traitement dans lequel il est convenu que le premier cité n’agira que sur la seule instruction du responsable du traitement et sera tenu par les mêmes obligations que celles auxquelles le responsable du traitement est tenu.
4. En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, cela sera personnellement communiquée à la personne concernée, décrivant en des termes clairs et simples la nature de la violation de données à caractère personnel et contenant un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ainsi que les conséquences probables de la violation et les mesures prises ou proposées par le responsable du traitement à ce sujet.

Dans ce cas, le responsable du traitement en notifie la violation en question à l’Autorité de protection des données, dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

6. COMMUNICATION DES DONNÉES À DES TIERS

À aucun moment, nous ne vendons ni ne louons vos données à des entreprises ou personnes extérieures. Le Boiserie S.A.  traite vos données comme des informations confidentielles. 

7. LES DROITS ET POSSIBILITÉS D’ACTION DES PERSONNES CONCERNÉES

Comment vérifier, corriger ou faire supprimer vos données ?

Le droit d’accès

Les personnes concernées ont le droit d’accès aux données qui les concernent. Elles peuvent demander :

• Si nous traitons ou non des données à caractère personnel,
• Pour quelles finalités nous les traitons ,
• Les catégories de données que nous traitons ,
• A quelles catégories de destinataires nous les communiquons , 
• L’origine des données traitées ,
• La logique sous-jacente au traitement automatisé de certaines données à caractère personnel.

Votre droit de rectification et d’effacement (droit à l’oubli).

Les personnes concernées ont le droit de faire modifier ou effacer des données à caractère personnel incomplètes, erronées, Inadéquates ou anciennes. 

Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel. C’est le cas notamment si : 

• les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées;
• le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci.

Néanmoins, il importe de noter que votre droit  l’oubli n’est pas absolu et que nous sommes en droit de conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire entre autres :

• au respect d’une obligation légal;
• à la lutte contre la fraude;
• à l’exécution de nos obligations contractuelles.

Le droit d’accès, de rectification ou d’effacement peut être exercé par un écrit au responsable du traitement. Courrier adressé à La Boiserie S.A. Route de Mons 503, à 7131 Waudrez ou via l’adresse mail laboiserie-info@laboiserie.be. Afin d’exercer le droit d’accès et pour empêcher toute divulgation non autorisée ou illicite d’informations personnelles, une preuve d’identité est exigée : une copie de la face avant de la carte d’identité du demandeur ou de la personne concernée.

La Boiserie S.A. répondra aux demandes d’accès, de rectification ou de d’effacement dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois après que toutes les mesures de sécurité soient prises : vérification de votre identité, des rectifications

Ce délai commence à partir de la réception par le responsable du traitement de données de la demande écrite ainsi que de tous les éléments utiles et nécessaires .

Qui plus est, le responsable du traitement fait parvenir une copie des données personnelles traitées à la personne concernée.

8. REGISTRE DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT

La Boiserie S.A. et ses membres tiennent un registre de leurs activités de traitement. Ce registre contient : le type de données traitées, les finalités du traitement, les destinataires des données, l’endroit où les données seront conservées, comment les données seront sécurisées et les délais de conservation ainsi que les catégories des personnes concernées par le traitement (employés, fournisseurs, clients, débiteurs, etc.)

9. DÉLAIS DE CONSERVATION DE DONNÉES PERSONNELLES

La Boiserie S.A. conservera vos Données Personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable notamment en matière civile et commerciale.

Si vos données sont utilisées pour des finalités différentes, nous utiliserons la période de conservation la  plus longue.

10.LES SITES WEB

Nos sites web peuvent être visités sans devoir partager des données à caractère personnel quelconques. 

Si vous visitez  un de nos sites Internet, vous pouvez choisir si vous acceptez ou non les cookies et, le cas échéant, les autres moyens technologiques qui récoltent des données et des informations relatives à vos habitudes de navigation. Les cookies sont essentiels au bon fonctionnement de nos sites. Ils remplissent divers rôles: retenir vos préférences, collecter des données statistiques, adapter le contenu et/ ou la publicité  des sites selon vos besoins. 

Les cookies, c’est quoi ? 

Les cookies sont des petits fichiers qui sont sauvegardés sur votre ordinateur lorsque vous surfez sur des sites web. Ils contiennent des informations liées à votre navigateur et aux sites sur lesquels vous surfez. Les cookies sont constitués de 2 parties : le nom et le contenu. Ils sont sauvegardés dans un dossier spécifique sur votre disque dur et disposent chacun d’une ID et d’une durée uniques. Lorsque vous retournez sur un site, le cookie permet à celui-ci de vous reconnaître et de continuer l’historique. Certains cookies s’effacent d’eux-mêmes lorsque vous quittez le site, d’autres restent sur votre ordinateur aussi longtemps que vous ne les supprimez pas. 

Les cookies ne sont pas des programmes actifs ; ils ne sont donc pas dangereux pour votre ordinateur. Ils ne sont pas toujours utilisés à des fins commerciales non plus. Certains servent à faciliter le surf ; ils évitent de devoir introduire certaines données à chaque visite (log in, réglages écran). Quelles pages Internet sont visitées ? Combien ? Quel est le trajet utilisé pour y arriver ? Combien de temps le visiteur reste-t-il sur le site ? Quelle est votre géolocalisation. Sur la base de ces résultats, le site peut être modifié en fonction des centres d’intérêt et des besoins du visiteur. Par ex., en affichant des informations personnalisées.

10.1 Quels sont les différents types de cookies ? 

On distingue généralement deux types de cookies :

– Les cookies d’origine : il s’agit de cookies directs. Ils sont créés par un site pour améliorer le fonctionnement d’une page web. Ils sont utilisés pour gérer la composante technique d’un site, comme le choix de la langue ou la sauvegarde de produits dans un panier virtuel dans un webshop. Ils sont générés et installés par le site visité.

– Les cookies tiers : ces cookies indirects sont générés et installés sur votre ordinateur par une tierce partie que le site visité. Ils enregistrent le comportement de surf d’un internaute. Exemples: les médias sociaux comme Facebook mais aussi Google Analytics. Il s’agit du système le plus utilisé pour mesurer les visites sur des sites. C’est surtout pour ce type de cookies que les propriétaires de sites doivent demander l’autorisation aux internautes avant d’installer un cookie, conformément à la loi en vigueur depuis 2012.

Celle-ci ne fait pas la différence entre les cookies d’origine et les cookies tiers. L’autorisation de l’internaute est le seul critère de distinction. Les cookies qui sont nécessaires pour qu’un site fonctionne ne nécessitent pas d’autorisation. Dans tout autre cas, l’autorisation est nécessaire.

10.2 Quel type de cookies utilisons-nous ? 

Les cookies d’origine et les cookies tiers.

Nos sites Internet utilisent principalement des cookies d’origine. Ils sont destinés à rendre le surf plus facile. Nous les utilisons pour enregistrer certains renseignements, comme le choix de langue, les pages visitées et la durée des visites. Afin de surfer au mieux sur nos sites web de votre ordinateur, tablette ou téléphone portable, il vaut mieux accepter les cookies.

Nos sites utilisent également des cookies tiers : ceux de Google Analytics. Google Analytics est un service gratuit de Google, qui collecte des statistiques de sites Internet et qui en fait une analyse détaillée. Le gestionnaire du site a ainsi une idée claire des flux de visiteurs, des sources de trafic et des pages vues. Il est ainsi possible de modifier tout ou partie d’un site en fonction des résultats et des centres d’intérêt des internautes. C’est également pour cette raison que nos sites Internet ont recours à Google Analytics.

10.3 Comment gérer les cookies ?  

En adaptant les réglages de votre navigateur. Vous pouvez choisir de bloquer tous les cookies ou d’accepter seulement des cookies de sites déterminés.

Est-ce qu’un blocage aura des conséquences sur votre facilité de navigation sur nos sites? Oui et non. Vous pouvez toujours naviguer sur nos sites même si vous avez désactivé tout ou partie des cookies. Mais vous ne pourrez naviguer vers certaines pages personnalisées de nos sites Internet qu’en acceptant les cookies.

En bloquant systématiquement tous les cookies, il se peut que votre navigation sera d’une manière générale moins aisée. 

11. PRISE DE CONTACT AVEC LA BOISERIE S.A 

La prise de contact peut se faire par écrit, téléphoniquement, électroniquement ou via nos sites web. Le droit d’accès aux données des personnes concernées ainsi que les requêtes de rectification ou de suppression doivent se faire par écrit comme susmentionné au point 8.

Contact : La Boiseire S.A. Route de Mons 503, 7131 Waudrez

               Tel : 064/31.12.82

  Mail : laboiserie-info@laboiserie.be

12. CONTRÔLE ET CHANGEMENTS

La Boiserie S.A peut modifier son code de conduite. Les personnes concernées peuvent en demander ou consulter la dernière version sur nos sites web ou en nos bureaux.

Le dernier code de conduite a, en cas de conflit, priorité sur les versions antérieures .